Od 1 stycznia 2026 roku weszły w życie istotne zmiany w zasadach prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). To kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych i dostosowania przepisów do realiów elektronicznego fakturowania, w szczególności do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować się na nowe obowiązki.
KPiR wyłącznie w formie elektronicznej
Najważniejsza zmiana to obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych. Tradycyjne księgi papierowe odchodzą do historii. Elektroniczna ewidencja stanie się standardem dla większości przedsiębiorców.
Co więcej, podatnicy będą zobowiązani do przesyłania pliku JPK_KPIR do właściwego urzędu skarbowego. Termin? Do dnia złożenia rocznego zeznania PIT.
Nowe kolumny w KPiR
Nowa wersja KPiR zostanie rozszerzona o dodatkowe informacje, które usprawnią identyfikację transakcji:
- Kolumna 3 – numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),
- Kolumna 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta, czyli numer NIP.
To kolejny element integracji księgowości z systemami elektronicznymi administracji skarbowej.
Jednolity termin księgowania przychodów i kosztów
Od 2026 roku wprowadzony zostanie jeden, wspólny termin dokonywania zapisów w KPiR – zarówno dla przychodów, jak i kosztów. Zapisy będą musiały zostać ujęte do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. To uproszczenie, które ujednolici zasady ewidencji.
Koniec dowodów wewnętrznych przy niektórych zakupach
Zmieniają się również zasady dokumentowania kosztów:
- Zakup materiałów biurowych nie będzie mógł być już księgowany na podstawie dowodów wewnętrznych czy paragonów – konieczna będzie faktura.
- Bez zmian pozostaje natomiast możliwość ujmowania w kosztach zakupu paliwa lub olejów za granicą na podstawie paragonu.
Sprzedaż tylko na podstawie faktur
Od 2026 roku nie będzie można ujmować sprzedaży na podstawie dziennych zestawień. Każda sprzedaż będzie musiała zostać zaksięgowana na podstawie konkretnego dokumentu – faktury. To kolejny krok w stronę pełnej transparentności rozliczeń.
Mniej formalności przy dokumentacji i spisie z natury
Nowe przepisy upraszczają także niektóre obowiązki formalne:
- Zniknie wymóg wskazywania miejsca przechowywania dokumentacji księgowej,
- W przypadku spisu z natury wystarczy podpis właściciela lub wspólników – nie będą wymagane podpisy wszystkich osób uczestniczących w inwentaryzacji,
- W KPiR ujmowana będzie wyłącznie wartość spisu, bez dodatkowych szczegółów.
Ułatwienia dla firm wielooddziałowych
Zniesiony zostanie obowiązek prowadzenia oddzielnej KPiR dla każdego zakładu w firmach wielooddziałowych. W konsekwencji nie będzie już także konieczności dokumentowania przesunięć towarów pomiędzy zakładami.
Kto nie musi prowadzić elektronicznej KPiR?
Choć obowiązek elektronicznej KPiR obejmie większość podatników, ustawodawca przewidział wyjątki. Z obowiązku tego wyłączone będą:
- osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych oraz umów zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
- duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Dodatkowo Minister Finansów będzie mógł rozszerzyć katalog podmiotów zwolnionych – w drodze rozporządzenia.
Podsumowanie
Zmiany w KPiR od 2026 roku to wyraźny sygnał, że księgowość w Polsce wchodzi w nową, cyfrową erę. Elektroniczna ewidencja, integracja z KSeF i uproszczenie części obowiązków mają zwiększyć przejrzystość i efektywność rozliczeń podatkowych. Warto już teraz przygotować się na nowe zasady i dostosować swoje systemy księgowe do nadchodzących zmian.